ארכיון דיגיטלי לעסק – תוכנה לניהול מסמכים

תוכלו לצרף מסמכים סרוקים בקלות ובמהירות לרשומות שונות במערכת SAP Business One, כמו למשל ספקים, לקוחות של העסק, הצעות מחיר, חשבוניות, הזמנות רכש ועוד.

את צירוף המסמכים תוכלו לבצע בשלוש דרכים: סריקה באמצעות התוכנה וצירוף של הקובץ, צירוף קובץ מהמחשב או מהרשת של המשרד וכמובן גרירה של קובץ מסייר הקבצים של המחשב.

באמצעות Document One תוכלו לקלוט מסמך באמצעות ברקוד ייעודי, לסרוק אותו והמערכת תצרף אותו בדיוק למקום הנכון במערכת SAP Business One.

Document One מאפשרת סריקה מרובה של מסמכים בבת אחת, תוך שהיא מבצעת את פעולת התיוק באופן אוטומטי לגמרי. כמו כן, תוכלו להדפיס מדבקת ברקוד, להדביק אותה על החשבונית של הספק, לסרוק ולבצע תיוק אוטומטי.

באמצעות Document One תוכלו לשלוח מסמכים מצורפים במייל, עם השתלבות מלאה בתוכנת Outlook. את המסמכים תוכלו לשלוח מתוך כרטיס הלקוח, הספק או מסמכי רכש ומכירה.

מערכת Document One מהווה עבורכם ארכיון דיגיטלי מאושר על ידי רשות המיסים. באמצעות המערכת תוכלו לבצע חתימה אלקטרונית כפולה על החשבונית של הספקים שלכם ולשמור אותם במערכת בהתאם לפרסום רשות המיסים.

המסמכים המקוונים הללו עוברים חתימה דיגיטלית על ידי שני מאשרים שונים ובסוף שנת המס תוכלו לגרוס את מסמכי המקור. כך אתם חוסכים לא מעט כאב ראש, בלגן וכמובן את העלויות הכרוכות בתחזוקה של ארכיון פיזי.

מערכת Document One היא מערכת בטוחה ואמינה המנוהלת באמצעות מנגנון הרשאות מיוחד וכמובן הצפנה של המסמכים השונים על פי מדיניות הארגון.

Document One היא מערכת אינטואיטיבית המותאמת לשני הסוגים של בסיס הנתונים, SQL ו-SAP HANA.

מערכת Document One מאפשרת לכם לשלוף מהמאגר מסמכים סרוקים תוך שימוש בדוחות ידידותיים. כך אתם למעשה יכולים לנהל בצורה רוחבית את כל הניירת הדיגיטלית של העסק.