מערכת ERP – תוכנת ERP לניהול העסק

Enterprise Resource Planning System זו מערכת לתכנון משאבי הארגון אשר מרכזת נתונים שונים של הארגון במקום אחד, לרבות נתוני מכירות, רכש, מלאי, שירות, פיננסיים, דוחות, ייצור ו- CRM.

את המערכת יש לבסס על מסד נתונים אמין, על מנת שהיא תשפר את ביצועי הארגון ותספק את התועלות הבאות:

• מתן תמונת מצב על העסק וייעול תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות
• התאמה אישית לארגונים בכל סדר גודל
• התאמה אישית של תצוגות ומסכים
• התאמה לחנויות מקוונות
• התממשקות למערכות פנים של הארגון כמו מסופונים או מערכות CRM
• הנפקת דוחות
• תמיכה באינספור פעולות שמתקיימות במקביל
• גישה למידע בהתאם למשתמש
• גמישות והתאמה אישית לתחום העיסוק

תוכנת ERP מחברת את המחלקות השונות של הארגון, תוך שמאפשרת לכולם לדבר בשפה אחת ומשלבת בין תהליכים עסקיים שתלויים האחד בשני. המערכת גמישה, מה שאומר שניתן להתאים אותה באופן אישי לצרכי הארגון, להגדיר גישה לפעולות ולמשתמשים ולבצע שלל פעולות מבוקרות במחלקות השונות, כך שלא ייווצר מצב שיד ימין אינה יודעת מה יד שמאל עושה.

אם בעבר הסברה הרווחת הייתה שמערכת זו מתאימה לעסקים גדולים בלבד, כיום זה ידוע שמערכת זו מתאימה גם לעסקים קטנים ובינוניים.

מערכת זו מתוכננת לעסקים מכל הגדלים והסוגים ועל כן מציעה גמישות מבחינת ביצועים, יישומים וגם מחירים.

מערכת ERP נחשבת לידידותית לשימוש במיוחד בגרסה שמותאמת לעסקים קטנים ובינוניים, מה שמאפשר לכם להתחיל לעבוד ממש למן היום הראשון. יחד עם זאת, מכיוון שהמערכת כוללת יישומים שונים יש להתאים אותה לאופי העסק, כאשר אורכו של התהליך משתנה בהתאם למידת המורכבות של העסק.

מערכת ERP מבוססת על מסד נתונים אחד. מסד הנתונים זמין לכל העובדים בארגון אך מותאם להגדרות התפקיד של כל אחד ואחת. ישנם מסכים המוגדרים לצפייה בלבד, בעוד שבאחרים ניתן לבצע פעולות בפועל. הגדרת המסכים והיישומים מבוצעת בהתאם לדרישות התפקיד, מיושמת בתחילת הדרך ומתנהלת בשקיפות מלאה.

המערכת מורכבת מהאלמנטים הבאים:

• יישומים – לכל תחום פעילות של העסק: מלאי, ייצור, רכש, חשבונות, משאבי אנוש, מכירות כדומה ישנו יישום ייעודי אשר מתאים לאופי הפעילות של הארגון.
• מסכים – לכל יישום מוגדרים מסכים לצפייה במידע בלבד או לביצוע פעולות. כל פעולה שמתבצעת על המסך מתעדכנת בצורה אוטומטית במסד הנתונים הכללי.
• מנגנון מובנה – המערכת כולל מנגנון מובנה שפועל על פי חוקיות מסוימת ובכך למעשה שומר על אמינות המידע.
• שיתוף מידע – המערכת מאפשרת למידע חשוב לעבור בין המחלקות השונות בזמן אמת לטובת ביצוע פעולות עסקיות (דיווח על חוסר והזמנת מלאי כתגובה וכן הלאה).

כיום יש שלושה סוגים עיקריים: מערכת רב תחומית, מערכת בהתאמה אישית ומערכת מבוססת פיתוח. מערכת מבוססת פיתוח מתאימה לעסקים, חברות וגופים גדולים. מערכת מותאמת אישית מגיעה גם עם מערך תמיכה שוטף והיא מתאימה לעסקים קטנים ובינוניים. והמערכת הרב תחומית מתאימה לתחומי עיסוק ייחודיים כמו חברות ביטוח, נדל”ן, עריכת דין ועוד.

לעסקים המחזיקים מלאי, לעסקים בינלאומיים, וגם לעסקים קטנים ובינוניים ששואפים לשפר את הביצועים העסקיים שלהם.

ישנן מערכות ERP שונות ומגוונות ועל המערכת שבוחרים להתאים לארגון. לכן בפועל, מערכת ERP תהיה טובה כל עוד תגלם את שלושת העקרונות הבאים: גמישות, התאמה לסוג הפעילות העסקית וגודל העסק, ועמידה במסגרת התקציב.

מערכת CRM מספקת פתרון ממוקד יותר ולא פתרון מקיף כמו מערכת ERP אשר מאפשרת לנהל לקוחות, מכירות, תקשורת ספקים, מסעות פרסום, ניהול מלאי, רכש, ניהול חשבונות ועוד.

כאשר נעשית עבודת הכנה מקדימה לקליטת המערכת לא צריכים להיות סיכונים. ניתן להטמיע את המערכת בזמן קצר, היא ידידותית לשימוש והפעלה, מספקת רמה גבוהה של אבטחה, נגישה בכל מקום ובכל זמן ומאוד גמישה לביצוע שינויים.

כדי למזער את כל החששות שעולים בעת מעבר ל- ERP כדאי לשאול את כל השאלות הבאות ובהתאם לתשובות להחליט:
• כמה זמן ייקח להטמיע את המערכת בעסק?
• אילו פעולות הכנה יש לבצע כדי שההטמעה תהיה מיטבית?
• מה עלויות המערכת בשוטף?
• האם ישנם מסלולים שונים לעסקים שונים?
• כיצד ניתן להוזיל את עלויות התפעול?
• מה זמן ההשבתה לעסק בעת הטמעת המערכת ומה הפתרונות לכך?
• איך תהליך ההטמעה מתנהל וכיצד מכשירים את העובדים לעבודה עם המערכת?
• האם המערכת מתממשקת עם מערכות פנים ארגוניות?
• כיצד המערכת מגיבה לתהליכים פנים ארגוניים מורכבים?
• האם ניתן לרכוש חבילת יישומים מותאמת אישית לפעילות הארגון?
• מי מבצע עדכונים למערכת וכיצד הם מיושמים?
• האם מספקים תמיכה ומהי המדיניות בזמן תקלה?
• באילו ערוצים ניתן ליצור קשר עם החברה במקרה של תקלה?
• מהו מודל החזר ההשקעה הצפוי?
• האם ניתן להפנות ללקוחות קודמים לקבלת חוות דעת?
• האם יש תקופת ניסיון?

לבסוף נסו להרגיש כיצד אתם מתרשמים מהספק ומרמת השירות שמספק כדי להחליט האם מערכת זו היא הטובה ביותר עבורכם!