תוכנה לניהול מלאי מאפשרת לעסק לדעת לא רק כמה יחידות קיימות, אלא היכן הן נמצאות, מה זמין למכירה, מה הוזמן, מה הוקצה ללקוחות ומה צפוי להגיע מספקים. כאשר המלאי מחובר למכירות, לרכש ולכספים באותה מערכת, אפשר לצמצם עבודה ידנית, לשפר את אמינות הנתונים ולתכנן החלטות רכש ואספקה על בסיס תמונה עדכנית.
צרו קשר
אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר לקבלת הצעת מחיר או תיאום דמו של המערכת ונענה בהקדם
מערכת לניהול מלאי מרכזת את יתרות המלאי, התנועות, המחסנים והערך הכספי של הפריטים ומחברת אותם למכירות, לרכש ולכספים. ב-SAP Business One ניהול המלאי אינו עומד בפני עצמו: הזמנת לקוח יכולה להשפיע על זמינות, קבלת סחורה מעדכנת יתרות ועלויות, ותנועות מלאי יכולות לקבל ביטוי חשבונאי בהתאם להגדרות המערכת.
הערך המרכזי של תוכנה לניהול מלאי הוא אמינות הנתון ברגע ההחלטה. אנשי מכירות צריכים לדעת מה זמין להתחייבות; הרכש צריך להבין מה חסר ומה כבר בדרך; המחסן צריך לעבוד על יתרות ומיקומים עקביים; והנהלת הכספים צריכה לקבל ערך מלאי שנשען על תנועות מתועדות ולא על גיליונות ידניים.
באמצעות SAP Business One תוכלו לקבל תמונת מצב רחבה של כל הפריטים במלאי שלכם ולקבל גישה לנתונים לטובת קניות, ייצור, מכירות, ניהול מחסנים, הנהלת חשבונות ושירותים.
כדי לספק גמישות רבה יותר בניהול המלאי מערכת SAP Business One מאפשרת לכם להפעיל פונקציית איתור במחסן ולעבד את התנועות והמסמכים השונים תחת הקטגוריות של קניות, מכירות, ייצור ומלאי.
באמצעות SAP Business One ניתן ליצור מחירונים שונים לפריטים, מה שמקנה לכם גמישות ויכולת להתאים את המחירים ללקוחות הארגון.
מנגנון האיסוף והאריזה במערכת ה-SAP Business One מאפשר לבצע עיבוד אוטומטי של הזמנות, חשבוניות מס שריון, הזמנות ייצור ובקשות העברת המלאי באופן מסודר, החל מיצירת רשימות האיסוף ועד לאריזת הפריטים למשלוח עם מסמכי המשלוח הדרושים.
יצירה של תעודת משלוח וחשבונית מס. יש לשים לב כי כדי להתחיל לעבוד עם מנגנון האיסוף והאריזה של SAP Business One, צריכה להיות לפחות הזמנה, חשבונית מס שריון, הזמנת ייצור או בקשה להעברת מלאי אחת פתוחה במערכת.
מערכת SAP Business One מאפשרת להגדיר תבניות עבור תנועות עסקיות חוזרות באמצעות טיוטות רגילות של מסמכי מכירות וקניות. בהתאם למידע החוזר, נוצרים כל המופעים של התנועות החוזרות, כך שניתן לבצע את התנועות בנפרד או באצווה, באזור מכירות, קניות ומלאי.
דוחות המלאי מאפשרים להציג נתונים הנוגעים לפריטים, לכמויות שלהם במלאי ולשווי המלאים. באמצעות הדוחות, ניתן ליצור רשימת ותנועות מלאי, לבצע הערכת שווי למלאי במחסן, לנתח את מצב הפריטים במלאי ובמחסנים ועוד.
אחת הטעויות הנפוצות היא להתייחס ליתרה פיזית כאילו כולה זמינה למכירה. בעסק עם הזמנות פתוחות, הקצאות, הזמנות רכש והעברות בין מחסנים, ההחלטה המסחרית צריכה להתבסס על זמינות לפי הגדרות העסק. בדמו כדאי לבקש לראות איך המערכת מציגה יתרה, התחייבויות, הזמנות פתוחות ומלאי עתידי, ומה המשתמש רואה כשהוא מזין הזמנה.
עסקים שמנהלים ציוד, מזון, פארמה, חלקי חילוף או מוצרים עם אחריות זקוקים לעיתים לעקיבות עמוקה יותר. ניהול אצוות ומספרים סידוריים מאפשר לקשר תנועה לפריט מסוים, לעקוב אחר מקור ולקוח, ולתמוך בתרחישי שירות או החזרה. כאשר תאריך תפוגה משפיע על הליקוט, חשוב להבחין בין שיטת הערכת המלאי החשבונאית לבין מדיניות FEFO תפעולית במחסן.
במערכת מלאי מתמשכת, שיטת הערכת המלאי משפיעה על עלות הפריט ועל הרישום החשבונאי. בתיעוד SAP Business One 10.0 מופיעות Moving Average, Standard ו-FIFO, וכן Serial/Batch Valuation בתרחישים המתאימים. בחירת השיטה צריכה להתבצע בהתאם למדיניות החשבונאית, לתצורת החברה ולייעוץ המקצועי הרלוונטי. אין להציג LIFO כשיטה נתמכת ללא תיעוד רשמי לגרסה ולתצורה הספציפית.
כאשר מכירות, מלאי ורכש עובדים על אותו בסיס נתונים, ניתן להפוך חריגה לפעולה: חוסר צפוי יכול להציף צורך ברכש; קבלת סחורה מעדכנת זמינות; הזמנה ללקוח יכולה להקצות מלאי; ואספקה משפיעה על היתרה ועל המסמכים העוקבים. החיבור הזה הוא היתרון של ניהול מלאי כחלק מ-ERP לעומת קובץ מלאי מבודד.
נושא | ניהול מלאי ב-ERP | WMS |
מטרה | שליטה עסקית ביתרות, תנועות וערך | ביצוע מפורט של עבודת המחסן |
מחסנים/יתרות | כן | כן, ברמת משימות ומיקומים מפורטת יותר |
ליקוט מתקדם | בסיסי/לפי התצורה | Wave, Batch, Zone ושיטות נוספות לפי המוצר |
מסופונים | באמצעות פתרון/אינטגרציה לפי תצורה | בדרך כלל חלק מרכזי בתהליך |
Put-away/Replenishment | מוגבל יחסית | כללי אחסון וריענון תפעוליים |
מתאים ל… | מחסן פשוט עד בינוני ותהליך עסקי משולב | מחסן מורכב עם נפח, מיקומים ומשימות רבות |
למחסן מורכב ראו פתרון ניהול מחסנים WMS.
הפתרון רלוונטי במיוחד ליבואנים, מפיצים, יצרנים, קמעונאים, חברות שירות שמנהלות חלפים ועסקים עם מספר מחסנים או עקיבות לפי אצווה/מספר סידורי. עם זאת, אין צורך ב-WMS או ב-ERP מלא בכל עסק. אם יש מחסן קטן, מעט תנועות ותהליך פשוט, אפשר להתחיל מניהול מלאי בסיסי ולהרחיב רק כאשר הנפח והמורכבות מצדיקים זאת.
מערכת ניהול מלאי מתאימה למרכזים לוגיסטיים, יצרנים, יבואנים ויצואנים, מוסכים, מפעלים בתעשייה ועוד.
באמצעות התוכנה ניתן להגדיר כמות מינימלית של מלאי לכל פריט, וכאשר המלאי יורד מתחת לכמות שהוגדרה תופעל התראה.
ישנה אפשרות להוסיף עמודה שמציגה את כמות הפריטים הזמינים במלאי במסמך מכירה.
רוב התוכנות לניהול מלאי אכן תומכות בניהול מלאי במספר מחסנים. תכונה זו מאפשרת לעקוב אחר המלאי בכל מחסן בנפרד, לנהל העברות בין מחסנים ולראות תמונה כוללת של המלאי בכל המחסנים גם יחד.
אפשרות זו חשובה לשמירה על המידע וקיימת ברוב התוכנות לניהול מלאי. חשוב לוודא שהתוכנה מציעה אפשרות לגיבוי ושחזור נתונים באופן קבוע.
חלק מהתוכנות מציעות אפשרות זו, בעיקר עבור עסקים העוסקים במזון או מוצרים אחרים עם תאריך תפוגה. תכונה זו מאפשרת לעקוב אחר תאריכי תפוגה של מוצרים ולמנוע מכירה של מוצרים שתוקפם פג.
אפשרות זו קיימת ברוב התוכנות ומאפשרת להדפיס ברקודים למוצרים ולסרוק אותם בעת קבלה או הוצאה מהמלאי. ניהול ברקודים וסריקה מייעל את תהליך ניהול המלאי ומפחית טעויות.
רוב התוכנות תומכות בניהול עלויות מלאי, כגון עלות רכישה, עלות אחסון ועלות מכירה. ניהול עלויות מלאי מאפשר לחשב את עלות המוצרים במלאי ולתמחר אותם בצורה רווחית יותר.
חלק מהתוכנות מאפשרות סנכרון עם חנויות מקוונות או פלטפורמות מסחר אלקטרוני אחרות. סנכרון זה מאפשר לעדכן את המלאי באופן אוטומטי בעת מכירה או קנייה, ובכך למנוע מכירת מוצרים שאינם במלאי.
אפשרות זו קיימת ברוב התוכנות ומאפשרת להגדיר רמות מלאי מינימום עבור כל פריט. כאשר המלאי יורד מתחת לרמה המוגדרת, המערכת תשלח התראה, ובכך תמנע מצב של חוסר במלאי.
תוכנות לניהול מלאי מציעות מגוון דוחות מלאי שונים, כגון דוח מלאי נוכחי, דוח תנועות מלאי, דוח ערך מלאי ועוד. דוחות אלו מסייעים לעקוב אחר מצב המלאי, לזהות מגמות ולתכנן רכש בצורה יעילה יותר.
אפשרות זו קיימת ברוב התוכנות ומאפשרת להגדיר הרשאות שונות למשתמשים שונים בתוכנה. כך ניתן להגביל גישה למידע רגיש או לאפשר רק צפייה במלאי עבור משתמשים מסוימים.
חלק מהתוכנות מציעות אינטגרציה עם מערכות אחרות. אינטגרציה עם מערכת הנהלת חשבונות יכולה לייעל את תהליך הנהלת החשבונות על ידי סנכרון אוטומטי של נתונים, כמו חשבוניות וקבלות. אינטגרציה עם מערכת CRM יכולה לשפר את ניהול קשרי הלקוחות על ידי שיתוף מידע על מלאי ומוצרים עם צוות המכירות. חשוב לבדוק אילו אינטגרציות התוכנה מציעה והאם הן מתאימות לצרכים של העסק שלך.
כן. ניתן לחבר את ניהול המלאי למערכת מחסן ממוחשב (WMS) ולמסופונים, כך שתנועות המלאי הפיזיות מסונכרנות אוטומטית עם הרישום במערכת.
בעסק קטן עם מעט פריטים, משתמש אחד ומעט תנועות, Excel יכול להספיק. הבעיה מתחילה כשכמה אנשים מעדכנים את אותו קובץ, כשיש הקצאות להזמנות, כמה מחסנים או צורך לדעת מה זמין עכשיו. אז הקובץ מפגר אחרי המציאות, ואנשי המכירות מבטיחים ללקוחות מלאי שכבר נמכר.
כן. כל תנועת מלאי ב-SAP Business One, כמו קבלת סחורה, משלוח ללקוח או ספירה, נרשמת גם בצד הכספי. לכן ערך המלאי בדוחות הכספיים ועלות המכר מתעדכנים מתוך אותם מסמכים, בלי רישום ידני נפרד. זה גם מה שמאפשר לחשב רווחיות אמיתית לפי פריט או לקוח.
